Les modes de paiement sont en constante évolution affectant les mairies et plus largement les collectivités. Il est indispensable pour les institutions publiques de mettre en place des solutions d’encaissement adaptées pour faciliter le parcours d’achat des usagers.
Encaisser la carte bancaire, un atout pour les mairies
De nos jours, la carte bancaire est le moyen de paiement le plus utilisé par les français et il se substitue aux paiements par chèques et en espèces. Pour les institutions publiques, être en mesure d’encaisser la carte bancaire des usagers est indispensable que ce soit pour le règlement des services communaux comme par exemple la maison de retraite ou les équipements de loisirs comme la piscine municipale ou les cours de sport municipaux (tennis, …). Petite ou grande agglomération, se munir de terminaux de paiement (TPE) est un véritable atout que ce soit pour les mairies ou les usagers.
Pour les mairies, moderniser ses solutions d’encaissement est un réel gain de temps pour les agents communaux en charge de récupérer les règlements ou pour le régisseur des recettes. La gestion engendrée par l’argent liquide et les chèques est chronophage et l’encaissement de ces moyens de paiement est moins rapide sur le point de vente comme par exemple à la piscine municipale. La carte bancaire est une solution de paiement rapide et sécurisée qui permet de réduire les risques d’impayés contrairement aux chèques qui peuvent être rejetés par la banque.
Il est donc évident qu’il est bénéfique pour les mairies d’être en mesure d’accepter le paiement par carte bancaire. Mais quelle est la meilleure solution pour une mairie, acheter ou louer son terminal de paiement (TPE) ?
La location de terminaux de paiement (TPE) : de multiples avantages pour les mairies
Le coût : une limite à l’achat du terminal de paiement
Le coût d’achat d’un terminal de paiement (TPE) représente un certain investissement pour les mairies car il est en moyenne de 400€. Ce coût varie en fonction du modèle et du mode de connexion. Il faut savoir qu’il faudra nécessairement prendre un abonnement pour la passerelle de connexion (ADSL, Fibre, 3G) qui permet au terminal de paiement (TPE) de communiquer avec votre banque et celle des usagers.
Se munir de TPE est un investissement non négligeable et encore plus pour les structures qui proposent de nombreux services demandant l’acquisition de multiples terminaux de paiement (TPE).
Le service de maintenance : un critère essentiel
Il est important de souligner qu’un terminal de paiement (TPE) dispose d’une durée de vie d’approximativement 5 ans. La garantie constructeur lors de l’achat d’un terminal de paiement (TPE) est d’un 1 an. Elle prend uniquement en charge les incidents liés aux problèmes techniques. Cela signifie qu’en cas de détérioration du matériel comme par exemple un dysfonctionnement suite à une chute, ce qui peut malheureusement se produire, la garantie constructeur ne marche pas. Si votre terminal de paiement n’est plus fonctionnel, vous ne pouvez plus réaliser d’encaissement par carte bancaire, ce qui est fortement problématique. Il est donc indispensable de disposer d’un dépannage réactif.
La location de votre équipement vous permet de bénéficier d’un service de maintenance généralement pendant toute la durée de votre contrat.
Les services de maintenance et de dépannage sont des critères essentiels dans le choix de votre fournisseur monétique pour la location de votre ou vos terminaux de paiement (TPE). Il est préconisé d’étudier l’offre de location avec précision afin de disposer des meilleurs avantages dont la disponibilité de l’assistance et l’accès au dépannage sur place.
La location : une solution qui s’adapte aux besoins des mairies
Les mairies selon leur localisation sont comme tous les professionnels soumis à des surcroîts d’activité liés à la saisonnalité, comme l’été pour les communes localisées en bord de mer ou bien l’hiver pour celles localisées en montagne. Cette saisonnalité peut provoquer un besoin de terminaux de paiement (TPE) supplémentaires. La location vous permet d’accéder avec plus de facilité à la location courte durée de TPE en vous dirigeant vers votre fournisseur monétique.
Souscrire à un contrat de location vous permet également d’accéder aux derniers modèles de terminaux de paiement (TPE) ce qui vous évite de vous retrouver avec un TPE obsolète et de s’adapter à vos besoins d’évolution en solution d’encaissement par carte bancaire.
Des contrats de location avec et sans durée d’engagement
Lorsque vous décidez de vous équiper en terminaux de paiement en location vous souscrivez à un contrat qui fixe les modalités d’engagement du fournisseur et du client. Sur le marché de la location d’équipement monétique, il existe deux types de contrats : ceux avec un engagement de durée entre 2,3 et 5 ans pouvant être reconduit tacitement et ceux sans durée d’engagement.
Plus flexible, le contrat de location sans durée d’engagement peut être résilié à tout moment en cas de besoin, le rendant plus avantageux et moins contraignant.
Mairies et les normes à respecter
Le portail Chorus pour la facturation
L’ensemble des entreprises émettant des factures à destination des institutions publiques doivent obligatoirement les faire parvenir sous format numérique via le portail Chorus. Votre fournisseur de terminaux de paiement (TPE) doit donc disposer d’un accès au portail Chorus pour vous transmettre toutes les factures liées à la location de votre ou vos terminaux.
Des terminaux de paiement agréé GIE CB
Il est obligatoire pour les institutions publiques de s’équiper de terminaux de paiement (TPE) qui respectent la norme GIE CB, le Groupement d’Intérêt Economique des Cartes Bancaires CB. Il est responsable des modalités de fonctionnement qui régissent le paiement par carte bancaire CB. C’est ce groupement qui délivre l’agrément GIE CB aux terminaux de paiement (TPE) à condition qu’ils respectent le cahier des charges qu’il impose. Un terminal de paiement agréé GIE CB assure l’accomplissement des procédures de sécurité et la bonne exécution du règlement.
Allo TPE, spécialiste en solution monétique propose des terminaux de paiement en location sans durée d’engagement agréés GIE CB accompagnés d’une assistance téléphonique basée en France joignable 6 jours/7 et de technico-commerciaux pouvant intervenir sur place.
